Le logement est-il encore disponible. Quand le loyer est-il dû. Comment soumettre une demande d'entretien. Sur un portefeuille, c'est un déluge, et enfouis dedans se trouvent les quelques cas qui comptent vraiment — une vraie urgence de maintenance, un problème urgent de locataire — faciles à manquer précisément parce qu'ils ressemblent à tout le reste. Un agent e-mail répond aux demandes de routine instantanément et remonte les urgences à une personne, afin que vous débarassiez le bruit et cessiez de craindre ce qui y est caché.
La boîte de réception est un déluge de routine — et la vraie urgence ressemble exactement à la centième question de disponibilité.
Donnez à chaque adresse son propre agent e-mail. Les questions de location et de locataires reçoivent des réponses depuis vos conditions de bail et procédures, de manière cohérente.
Le courrier urgent ou hors périmètre n'est jamais répondu automatiquement — il est transmis à une file humaine avec un brouillon, de sorte que rien de critique ne passe à travers les mailles.
Ici, la file d'escalade fait le gros du travail : la routine est gérée automatiquement, et le message qui nécessite une personne est mis en avant plutôt que de se perdre dans le volume.
Les messages urgents ou hors périmètre ne reçoivent pas de réponse automatique — ils sont transmis à votre file avec un brouillon suggéré, et vous pouvez délimiter étroitement les mots-clés d'urgence pour qu'une vraie urgence parvienne toujours à une personne.
Connaissances et adresses séparées pour la location par rapport aux locataires par rapport à chaque propriété — chaque agent e-mail répond uniquement depuis ce qui lui est pertinent.
Les conditions de bail, politiques et procédures reçoivent des réponses cohérentes dans tout le portefeuille, directement depuis vos documents.
Une transcription complète de ce qui a été dit à qui et quand — utile dès qu'un litige survient.
Mettez en pause la boîte mail d'une propriété lors d'une transition sans perdre les e-mails — elle continue à les enregistrer, et vous la reprenez en un clic.
« Et si une vraie urgence reçoit une réponse automatique et est silencieusement ignorée ? »
C'est exactement pour cela que l'escalade est en tête de page. L'agent e-mail répond automatiquement uniquement à la routine ; tout ce qui est urgent, sensible ou hors périmètre est transmis à votre file avec un brouillon — pas répondu et oublié. Vous délimitez vous-même les mots-clés d'urgence, de sorte qu'une fuite ou un problème de serrure remonte à une personne, rapidement, à chaque fois.
Importez vos conditions de bail et procédures, définissez vos règles d'escalade et laissez la routine se gérer elle-même pendant que l'urgent parvient à une personne. Sans carte bancaire.